PRESENTACIÓN

La existencia de Grupos de Trabajo (GT) de la Sociedad Española de Epidemiología (SEE), que aporten estudios, opiniones o valoraciones acerca de los problemas de salud de la sociedad, es un pilar básico de la SEE. Su promoción desde la propia SEE responde a la necesidad de fomentar la acción conjunta entre los/las socias tal y como en los últimos años ponen de manifiesto los informes resultantes como La medición de la clase social, Ética e Investigación en Epidemiología, Implantación en España de la CIE-10 o Evaluación del impacto de la Ley de medidas sanitarias contra el tabaquismo, entre otros.

Los GT son un instrumento esencial del desarrollo de la misión y objetivos de la SEE que representan no solo la opinión de las personas que lo componen, sino también la posición de la propia SEE. Por ello, se considera necesario el siguiente Reglamento para facilitar el trabajo de los GT, haciendo constar los compromisos de los mismos con la SEE y viceversa.

REGLAMENTO

Pueden consultar el reglamento en formato PDF aquí

Artículo 1. Los Grupos de Trabajo de la SEE (GT) son agrupaciones voluntarias de como mínimo 5 personas asociadas que pretenden desarrollar estudios, organizar una actividad conjunta (jornada, mesa de congreso, entre otras) y elaborar diferentes tipos de documentos sobre una materia concreta de interés para los fines de la SEE.

Artículo 2. Las funciones de los GT son:

a. Elaborar documentos y promover estudios sobre los temas del GT de acuerdo con la actividad de la

Sociedad.

b. Garantizar la validez científica de sus estudios y que sus conclusiones respondan a la evidencia disponible en ese momento.

c. Difundir los documentos y actividades que sean realizados por el GT en distintos medios de comunicación y redes sociales con el apoyo de la Junta y secretaría de la SEE.

d. Dar respuesta a peticiones desde la Junta sobre posicionamientos de la SEE sobre su tema de experiencia, o sobre peticiones y consultas de la ciudadanía recibidas por la Junta.

e. Abogar para que las decisiones políticas que se tomen en relación a su tema de trabajo sean acordes con la evidencia científica disponible.

f. Promover el diálogo y discusión de temas de interés en una mesa científica en el congreso anual de la SEE y otros foros.

Artículo 3. Constitución de los GT.

a. La solicitud para constituir un GT debe ser cursada por al menos cinco personas asociadas, de las cuales una será la coordinadora.

b. La creación del GT podrán solicitarse anualmente, preferentemente durante el mes de noviembre o diciembre del año en curso, para iniciar su actividad, de ser aprobado, durante el mes de enero o febrero del siguiente año. Las solicitudes deberán enviarse a see@geyseco.es.

c. La solicitud deberá incluir la siguiente información:

• Antecedentes de trabajo en el tema del GT entre los socios y socias fundadoras, indicando además la experiencia de trabajo en común, si existe.
• Objetivos del GT.
• Contribución esperada del GT en términos de desarrollo de los objetivos de la SEE.
• Actividades a desarrollar tras la constitución (plan para el primer año).
• Fuentes de financiación posibles (además de la propia SEE).
• Declaración de intereses de cada uno de los miembros que vayan a formar parte del GT.

d. La solicitud será evaluada por la Junta Directiva, que podrá recabar información adicional al coordinador/a que propone el GT y a otras personas socias expertas, y comunicará la decisión en un máximo de 2 meses desde la presentación de solicitud.

Artículo 4. Condiciones para ser miembro de un GT de la SEE.

a. Las cinco personas fundadoras de un GT deben ser socios/as de la SEE.

b. Los GT están abiertos a todos/as los socios/as de la SEE, así como a personas no socias. Si el número de miembros de un GT excede de ocho personas, hasta un 20% podrán ser personas no socias de la SEE, preferentemente de otras sociedades federadas en SESPAS.

c. El número máximo de miembros de un GT lo fijará cada GT, si bien se recomienda que si excede las 12 personas la organización del mismo se haga a través de “iniciativas” o “áreas” de trabajo específicas.

d. Cada GT debe estar coordinado por una persona perteneciente al grupo, y en caso de GT con varias “iniciativas” de trabajo, cada una contará además con una persona responsable de la iniciativa, con la responsabilidad de dinamizar el grupo. En caso de organización por iniciativas, el/la coordinador/a del GT tiene la responsabilidad de coordinar todas las iniciativas.

e. El puesto de Coordinador del GT debe renovarse cada 4 años por elección democrática y transparente entre sus miembros, pudiendo ser reelegida la persona coordinadora existente si así lo acuerdan sus miembros, y notificado oportunamente a la Junta directiva. Se recomienda que la elección y re-elección de las personas coordinadoras de los GT sea paritaria teniendo en cuenta el sexo, la formación de base y la edad de sus miembros.

f. Para incorporarse a un GT se debe realizar una solicitud razonada, avalada por dos o más miembros del GT, y que deberá enviarse a la secretaría de la SEE (see@geyseco.es). Dicha solicitud será trasladada al coordinador/a del GT para que, conjuntamente con los miembros del GT y la Junta, valore la incorporación solicitada. La respuesta a la solicitud se hará desde la secretaría de la SEE en un plazo máximo de un mes. Los GT notificarán en su memoria anual la relación de componentes, especificando las altas y bajas producidas durante el año.

g. Cada socio/a podrá pertenecer como máximo a dos grupos de trabajo de SEE.

Artículo 5. Compromisos de la SEE con los GT: visibilidad, apoyo y financiación. La SEE se compromete a apoyar su actividad en los siguientes términos:

a. Facilitar la puesta al día del espacio del GT en la página web de la SEE.

b. Facilitar el apoyo necesario para la difusión de los actos a organizar a través de los canales habituales de la SEE, incluyendo el servicio de comunicación para notas o ruedas de prensa y el apoyo organizativo necesario.

c. Financiar parcialmente la actividad del GT:

• Los GT podrán optar a una financiación anual que aportará la propia Sociedad, según decisión
• de la Junta Directiva para cada ejercicio.
• La financiación estándar de todos los GT será de 2.000 euros anuales independientemente del número de integrantes.
• Los GT podrán obtener 1.000 euros adicionales si se realiza un esfuerzo evidente en trasladar sus resultados al público general; para este fin se considera necesario al menos realizar una rueda de prensa presentando a la sociedad alguno de los estudios o documentos elaborados como parte de su actividad como grupo de la SEE o una mesa espontánea durante la reunión científica anual de la SEE.
• En el caso de reuniones o actos del GT durante la Reunión Científica Anual de la SEE, la financiación a cargo del GT podrá incluir la inscripción de hasta cinco miembros del GT y en ningún caso incluirá gastos de desplazamiento o alojamiento. Si el GT dispone de financiación complementaria, podrá hacerse cargo de estos gastos previa autorización de la Junta de la SEE.
• Si un GT organiza una mesa espontánea, de debate u otro acto durante la Reunión Científica Anual de la SEE, los gastos de los ponentes expresamente invitados podrán ir a cargo del GT, incluido los gastos de inscripción, desplazamiento o alojamiento (sean o no integrantes del GT).

d. El/la vicepresidente/a, o la persona que la Junta Directiva d e l a S E E designe, mantendrá el contacto con los GT.

Artículo 6. Compromisos de los GT con la SEE: planificación, seguimiento y difusión de actividades.

a. Los GT se comprometerán a entregar la siguiente documentación:

• Planificación de actividad (antes del 10 de enero): propuesta de actividades y cronograma para el año que entra.
• Composición actualizada de miembros del GT, especificando las altas y bajas producidas durante el año y revisión/actualización del espacio del GT en la web SEE.
• Propuesta de gastos.
• Seguimiento y memoria intermedia de la actividad (antes del 30 de junio): estado de ejecución de las actividades propuestas y previsión hasta final de año junto con la justificación de los gastos realizados. Esta “memoria intermedia” se incluirá en la memoria de gestión a presentar por la Junta en la asamblea de la Reunión Científica Anual.
• Memoria final de actividades (antes del 10 de enero del siguiente año).
• Justificantes de los gastos realizados.
• Actualización de la declaración de intereses de cada uno de los miembros del GT (antes del 10 de enero del siguiente año).

El no entregar alguno de estos documentos será causa de revisar la pertinencia del GT y su financiación por la SEE.

b. Los GT se comprometen a buscar financiación externa para las actividades que vayan desarrollar.

c. Los GT deben difundir las actividades y resultados de su trabajo. Para este fin, se comprometen a:

• Mantener actualizado su espacio dentro de la web de la SEE, con la siguiente información:

1. Breve presentación redactada para el público general, en la que se explique la finalidad que el trabajo de grupo tiene para la Sociedad y para la SEE.
2. Justificación y objetivos (incluyendo fecha de inicio de actividad).
3. Miembros actuales (incluyendo nombre, institución en la que trabaja, declaración de conflictos de interés de cada uno de ellos y datos de contacto con el GT).
4. Plan de actividades vigente en el año actual.
5. Actividades ya realizadas (en años anteriores).
6. Fuentes de financiación.
7. Material elaborado por el GT (artículos, informes, monografías, actos, noticias de prensa, etc., que siempre que sea posible ser estarán alojados en la web SEE y contarán con el enlace correspondiente).
8. Noticias de prensa.

• Informar a través del SEENota de sus actividades al menos una vez al año.

• Organizar un acto (de trabajo, debate, reflexión, consenso, etc.) abierto a todas las personas asociadas, y a profesionales de otras disciplinas y sociedades, por lo menos una vez cada dos años.

• Los documentos elaborados por los GT deberán contar de manera expresa con una declaración de intereses por parte de cada uno de sus miembros.

• Los documentos elaborados por los GT irán acompañados, además del resumen ejecutivo habitual, de un resumen de fácil lectura, de 300 palabras máximo, destinado a transmitir las líneas principales o los resultados más importantes del documento a la población general. Este resumen se incorporará a la página web de la SEE del GT.

Artículo 7. Se insta a que los GT de la SEE colaboren y cuenten entre sus miembros con socios y socias de otras sociedades científicas asociadas a SESPAS, u otras sociedades científicas afines a los objetivos de SEE. Para este fin se pueden constituir GT mixtos con otras sociedades o bien invitar a miembros de aquellas a formar parte de los GT de SEE.

Artículo 8. La disolución de un GT se producirá a solicitud del propio GT porque ha finalizado su plan de trabajo, o bien por decisión de la Junta Directiva, por incumplimiento del plan de trabajo o de los compromisos del grupo, o por inactividad del mismo durante dos años seguidos.

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