La existencia de Grupos de Trabajo (GT) de la Sociedad Española de Epidemiología (SEE), que aporten estudios, opiniones o valoraciones acerca de los problemas de salud de la sociedad, constituye un pilar básico de la SEE. Su promoción desde la propia SEE responde a la necesidad de fomentar la acción conjunta entre las personas socias tal y como en los últimos años ponen de manifiesto los informes resultantes como La medición de la clase social, Ética e Investigación en Epidemiología, Implantación en España de la CIE—10, Evaluación del impacto de la Ley de medidas sanitarias contra el tabaquismo, Informe sobrela situación de la vigilancia de la salud pública en España 2014 o el informe sobre la Propuesta de Reglamento Europeo de Protección de Datos y las Enmiendas presentadas en la Comisión LIBE del parlamento Europeo, entre otros.

Los GT son un instrumento esencial para el desarrollo de la misión y objetivos de la SEE que representan, no solo la opinión de las personas que los componen, sino también la posición de la sociedad. Por ello, y para facilitar el trabajo de estos grupos, se considera necesario establecer el siguiente Reglamento, que regula la creación, funcionamiento y compromisos tanto de la SEE como de los GT, siendo una actualización de la versión anterior.

 

REGLAMENTO

Pueden consultar el reglamento en formato PDF Aqui

 

Artículo 1. Los GT de la SEE son agrupaciones voluntarias de como mínimo cinco personas asociadas que pretenden desarrollar estudios, organizar actividades conjuntas (jornadas, mesas de congreso, seminarios, cursos de formación, entre otras) y elaborar diferentes tipos de documentos y materiales sobre una materia concreta de interés para los fines y estrategia de la SEE, apoyando la consecución de sus objetivos.

Artículo 2. Las funciones de los GT son:

  1. Elaborar documentos y materiales, así como promover estudios y actividades sobre la materia objeto del GT de acuerdo con la actividad de la SEE.
  2. Garantizar la validez científica de sus estudios y que su diseño y conclusiones respondan a la evidencia disponible en cada momento.
  3. Difundir y divulgar los documentos, materiales y actividades que sean realizados porel GT en distintos medios de comunicación y redes sociales con el apoyo de la Junta y de la secretaría técnica de la SEE.
  4. Dar respuesta a peticiones que se realicen desde la Junta sobre posicionamientos de la SEE en su materia de experiencia, o sobre peticiones y consultas de la ciudadanía, instituciones, sociedades científicas, asociaciones de pacientes y ciudadanas y medios de comunicación recibidas por la Junta.
  5. Ofrecer su asistencia y consejo a las autoridades e instituciones competentes, reforzando los lazos entre la sociedad y el ámbito político, abogando para que las decisiones que se tomen con relación a su materia de trabajo sean acordes con la evidencia científica disponible.
  6. Promover el diálogo y discusión de temas de interés sobre la materia objeto del GT enuna mesa o sesión científica en la reunión científica anual de la SEE y en otros foros científicos nacionales o internacionales.
  7. Establecer sinergias y fomentar la colaboración con otros GT en asuntos que puedan ser comunes o estar relacionados.

Artículo 3. Constitución de los GT.

  1. La solicitud para constituir un GT debe ser cursada por al menos cinco personassocias, de las cuales una será propuesta como la persona que coordinará el grupo.
  2. La creación de un GT podrá solicitarse anualmente, preferentemente durante el mes de noviembre o diciembre de cada año, para iniciar su actividad, de ser aprobado, durante el mes de enero o febrero del siguiente año. Las solicitudes deberán enviarse a la Secretaría Técnica de la SEE.
  3. La solicitud deberá incluir la siguiente información:
    • Antecedentes de trabajo en la materia objeto del GT entre los socios y socias fundadoras, indicando además la experiencia de trabajo en común, si existe. Se indicará por la persona propuesta como coordinadora la experiencia en el tema, su interés y la colaboración en trabajos en común con personas socias del GT.
    • Los objetivos previstos para desarrollar en el GT.
    • La contribución esperada del GT al desarrollo de los objetivos y estrategia de la SEE, marcada en el plan estratégico que esté vigente.
    • Plan de actividades a desarrollar en el primer año tras la constitución del grupo.
    • Fuentes de financiación posibles (además de la propia SEE).
    • Declaración de intereses de cada una de las personas que vayan a formar parte del GT.
  4. La solicitud será evaluada por la Junta Directiva, que podrá recabar información adicional a la persona propuesta como coordinadora del GT y a otras personas socias expertas. La decisión se comunicará en un plazo máximo de dos meses desde la presentación de la solicitud.

Artículo 4. Condiciones para poder pertenecer a un GT de la SEE.

  1. Los GT están abiertos a todas las personas asociadas a la SEE.  Además, si el número de miembros de un GT excede de ocho personas, hasta un 20% podrán ser personas no socias de la SEE, preferentemente de otras sociedades federadas en la Sociedad Española de Salud Pública y Administración Sanitaria (SESPAS) y de la Associação Portuguesa de Epidemiologia (APE).
  2. El número máximo de miembros lo fijará cada GT, si bien se recomienda que, si exce de las 12 personas, su organización se haga a través de “iniciativas” o “áreas” de trabajo específicas.
  3. Cada GT debe estar coordinado por una persona perteneciente al grupo y socia de la SEE, aunque si se estima necesario, también puede establecerse una coordinación conjunta por dos personas del GT socias de la SEE. En caso de que un GT cuente con varias “iniciativas” de trabajo, cada una de ellas contará, además, con una persona responsable de la iniciativa, con la responsabilidad de En caso de organización por iniciativas, la persona coordinadora del GT tiene la responsabilidad de coordinar todas las iniciativas.
  4. El puesto de Coordinación del GT debe renovarse cada cuatro años por elección democrática y transparente entre sus miembros, pudiendo ser reelegida la persona coordinadora existente si así lo acuerdan sus miembros, y notificado a la Junta Desde la Junta Directiva se instará periódicamente a la renovación de la coordinación de los GT. De acuerdo con los principios y valores de la SEE, se recomienda que la elección y reelección de las personas coordinadoras de los GT tenga en cuenta el sexo, la formación de base y la edad de las personas que componen el grupo.
  5. Para incorporarse como integrante a un GT se debe realizar una solicitud razonada, dirigida a la Secretaría Técnica de la SEE, en la que conste la formación, experiencia y dedicación actual, su experiencia en el tema y trabajos realizados en consonancia con la materia del grupo. Dicha solicitud será trasladada a la persona coordinadora del GT para que, juntamente con los miembros del GT, emita un informe razonado valorando la incorporación y lo traslade a la Junta, que realizará la valoración definitiva respecto a la incorporación. La respuesta a la solicitud se hará desde la Secretaría Técnica de la SEE en un plazo máximo de dos meses. Los GT notificarán en su memoria anual la relación de componentes, especificando las altas y bajas producidas durante el año.
  6. Cada persona socia podrá pertenecer como máximo a dos grupos de trabajo de la SEE.
  7. Una vez al año se realizará un llamamiento a todas las personas asociadas a la SEE para que, si lo desean, puedan solicitar su incorporación a un GT.
  8. Las personas que integran el GT deberán mostrar explícitamente una vez al año, su intención de seguir formando parte del grupo. Por parte del propio grupo, se valorará también la actividad realizada por cada persona integrante que justifique la pertenencia al grupo. Cada persona integrante del GT se compromete a actualizar anualmente su declaración de intereses, y en caso de no hacerlo, se pondrá en suspenso su pertenencia al GT.

Artículo 5. Compromisos de la SEE con los GT: visibilidad, apoyo y financiación.

La SEE se compromete a apoyar la actividad de los GT en los siguientes términos:

  1. Facilitar la puesta al día del espacio del GT en la página web de la SEE.
  2. Facilitar el apoyo necesario para la difusión de los actos y actividades que realicen los GT a través de los canales habituales de la SEE, incluyendo el servicio decomunicación para notas o ruedas de prensa y el apoyo organizativo necesario.
  3. Financiar parcialmente la actividad del GT:
    • Los GT podrán optar a una financiación anual que aportará la propia SEE, según decisión de la Junta Directiva para cada ejercicio.
    • La financiación estándar de todos los GT para la realización de las actividades anuales que propongan será de 2.000 euros para cada ejercicio presupuestario anual independientemente del número de integrantes. En caso de que en un ejercicio presupuestario anual el GT no haya gastado total o parcialmente la cantidad asignada, esta financiación no podrá ser transferida al siguiente ejercicio presupuestario anual.
    • Cada GT podrá obtener una financiación adicional anual de 1.000 euros si realiza un esfuerzo evidente en trasladar sus resultados a la población. Para este fin se considera necesario realizar al menos una rueda de prensa presentando a la ciudadanía alguno de los estudios, materiales o documentos elaborados como parte de su actividad como GT.
    • La financiación a cargo del GT podrá incluir la inscripción a la Reunión Científica Anual de la SEE de hasta 5 de sus miembros. Además, si el GT organiza una mesa espontánea, de debate u otro acto científico relevante durante la Reunión Científica Anual de la SEE, los gastos de los ponentes expresamente invitados podrán ir a cargo del GT, incluido los gastos de inscripción, desplazamiento y/o alojamiento (sean los ponentes o no integrantes del GT).
  4. El/la vicepresidente/a, o la persona que la Junta Directiva de la SEE designe, mantendrá el contacto permanente con los GT. Este contacto se realizará mediante correo electrónico y videoconferencias. Al menos una vez al año se realizará una reunión presencial entre la Junta Directiva y los GT, a la que podrá acudir un máximo de dos personas por cada GT. Esta reunión anual tendrá lugar, preferentemente, durante el mes de junio y, para ello, la SEE se hará cargo de los gastos de desplazamiento y alojamiento.

Artículo 6. Compromisos de los GT con la SEE: planificación, seguimiento y difusión de actividades.

  1. Los GT se comprometen a realizar las siguientes actividades, y a entregar con una periodicidad anual (antes del 20 de enero de cada año) la siguiente documentación:
    • Memoria anual de las actividades realizadas en el año previo, los objetivos cumplidos, propuestas no realizadas o realizadas no previstas
    • Planificación anual de actividades para el año que comienza: propuesta de actividades y cronograma.
    • Composición actualizada de miembros del GT, especificando las altas y bajas producidas durante el año Cada cuatro años debe informarse de la renovación de la coordinación.
    • Relación de aspectos a actualizar, modificar, añadir o eliminar en el apartado de su GT en la página web de la SEE.
    • Propuesta anual de previsión de gastos.
    • Justificantes de los gastos realizados en el año anterior, si no hubieran sido entregados con anterioridad.
    • Declaración de intereses actualizada de cada una de las personas integrantes del GT, junto con su compromiso de mantener su membresía del grupo, mencionada en el artículo 4, apartado i.
    • La no entrega de alguno de estos documentos será causa de revisión de la pertinencia del mantenimiento del GT y de no incluir su financiación por parte de la SEE.
  2. Los GT se comprometen a elaborar y entregar (antes del 30 de junio de cada año) la memoria intermedia de sus actividades, que incluirá: estado de ejecución de las actividades propuestas y previsión hasta final de año junto con la justificación de los gastos realizados. Esta “memoria intermedia” se incluirá en la memoria de gestión a presentar por la Junta en la asamblea ordinaria anual que tiene lugar en la Reunión Científica.
  3. Los GT se comprometen a buscar financiación externa para las actividades que vayan a desarrollar.
  4. Los GT deben ser activos, y también deben difundir las actividades y resultados de su trabajo. Para este fin, se comprometen a:
    • Realizar un mínimo de dos reuniones, presenciales o por videoconferencia, al año con asistencia de la mayoría de las personas integrantes del grupo, debiendo elaborarse un acta de cada reunión.
    • Mantener actualizado su espacio en la web de la SEE, con la siguiente información:
        •  Breve presentación redactada para el público general, en la que se explique lafinalidad que el trabajo de grupo tiene para la sociedad y para la SEE, y justificacióny objetivos (incluyendo fecha de inicio de actividad).
        •  Miembros actuales (incluyendo nombre, institución en la que trabaja, declaración de conflictos de interés de cada uno de ellos.
        •  Plan anual de actividades vigente en el año en curso.
        •  Actividades ya realizadas (en años anteriores).
        •  Fuentes de financiación.
        •  Material elaborado por el GT (artículos, informes, monografías, actos, , que siempre que sea posible estarán disponibles en la web SEE y contarán con el enlace correspondiente).
    • Elaborar una vez al año un texto de, al menos, 300 palabras, para informar a través de SEENota de sus actividades.
    • Organizar un acto (mesa en la reunión anual científica, acto de debate, reflexión, consenso, etc.) abierto a todas las personas asociadas, y a profesionales de otrasdisciplinas y sociedades, por lo menos una vez cada dos años.
    • Los documentos elaborados por los GT deberán contar de manera expresa con unadeclaración de intereses por parte de cada una de las personas integrantes que hayan participado en la elaboración.
    • Procurar que los documentos elaborados por los GT vayan acompañados, además del resumen ejecutivo habitual, de un resumen de fácil lectura, de 300 palabras máximo, destinado a transmitir a la población general las líneas principales o los resultados más importantes del documento. Este resumen se incorporará al apartado correspondiente del GT de la página web de la SEE.

Artículo 7. Colaboración con otras sociedades científicas.

Se promoverá que los GT de la SEE colaboren y cuenten entre sus miembros con socios y socias de las sociedades científicas federadas en SESPAS, de la Associação Portuguesa de Epidemiologia (APE) y de otras sociedades científicas afines a los objetivos de SEE, respetando siempre lo establecido en el artículo 4.b. de este Reglamento. Para este fin se pueden constituir GT mixtos con otras sociedades o bien invitar a personas integrantes de aquellas a formar parte de los GT de SEE.

Artículo 8. Disolución de un GT.

La disolución de un GT se producirá a solicitud del propio GT porque ha finalizado su plan de trabajo, o bien por decisión de la Junta Directiva, ya sea por incumplimiento reiterado del plan de trabajo o de los compromisos del grupo, o por inactividad de este durante dos añosconsecutivos.

 

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